Theo dõi người tham gia sự kiện trên iCham

Trong thời đại số hóa, các tổ chức, hiệp hội và doanh nghiệp không chỉ đơn thuần tổ chức sự kiện để quảng bá hình ảnh hay xây dựng mối quan hệ. Việc theo dõi người tham gia sự kiện đã trở thành yếu tố quan trọng trong chiến lược quản lý hội viên. Điều này không chỉ giúp đánh giá hiệu quả sự kiện mà còn hỗ trợ xây dựng hệ sinh thái hội viên chặt chẽ và chuyên nghiệp.
iCham – phần mềm quản lý hội viên – nổi bật là một công cụ hiện đại, hỗ trợ hiệu quả việc theo dõi, phân tích và tương tác với người tham gia sự kiện. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết cách iCham giải quyết bài toán này một cách thông minh và toàn diện.

iCham là gì?

iCham là phần mềm quản lý hội viên do Phòng Thương mại và Công nghiệp Italy tại Việt Nam (ICham) phát triển. Đây không chỉ là công cụ quản lý đơn thuần, mà là một nền tảng giúp tối ưu hoá toàn bộ quy trình vận hành hội viên: từ thu thập thông tin, phân nhóm, tổ chức sự kiện đến gửi thông báo và phân tích dữ liệu.

Vì sao cần theo dõi người tham gia sự kiện?

1. Đo lường hiệu quả tổ chức

Mỗi sự kiện diễn ra đều cần được đo lường. Việc biết ai đã đăng ký, ai thực sự tham dự, và ai phản hồi tích cực giúp tổ chức đánh giá đúng hiệu quả và điều chỉnh chiến lược.

2. Cá nhân hóa trải nghiệm người dùng

Thông tin thu thập từ người tham gia giúp cá nhân hóa các hoạt động tiếp theo. Ví dụ: gửi thư cảm ơn, mời họ tham gia các sự kiện phù hợp hơn trong tương lai, hoặc đề xuất nội dung phù hợp với mối quan tâm.

3. Tăng tỷ lệ tương tác và gắn bó

Theo dõi sát sao người tham gia giúp tạo dựng mối quan hệ gần gũi, thúc đẩy họ quay lại các sự kiện tiếp theo và gắn bó lâu dài với tổ chức.

Tính năng nổi bật của iCham trong theo dõi người tham gia sự kiện

1. Quản lý danh sách đăng ký và xác nhận tham dự

iCham hỗ trợ lưu trữ thông tin đăng ký của từng người tham gia: họ tên, chức vụ, đơn vị công tác, email, số điện thoại, và trạng thái tham dự (đã xác nhận – có mặt – không đến). Giao diện trực quan giúp ban tổ chức dễ dàng theo dõi số lượng và tỉ lệ chuyển đổi từ đăng ký đến tham dự thực tế.

🔗 Tham khảo: Giải pháp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trên iCham

2. Gửi thư mời – nhắc nhở – cảm ơn tự động

Tự động hóa quy trình giao tiếp với người tham gia là điểm mạnh của iCham:

• Gửi thư mời cá nhân hóa

• Gửi email/SMS nhắc sự kiện trước 1–2 ngày

• Gửi thư cảm ơn hoặc khảo sát sau sự kiện

Điều này giúp tối ưu hoá thời gian và tăng trải nghiệm người dùng.

3. Check-in nhanh chóng tại sự kiện

iCham tích hợp tính năng check-in bằng mã QR, giúp ghi nhận thời điểm và danh tính người tham gia ngay tại cổng vào sự kiện. Thao tác này chỉ mất 2–3 giây, phù hợp cả sự kiện offline lẫn hybrid (trực tuyến + trực tiếp).

4. Phân tích – xuất báo cáo tự động

Sau sự kiện, iCham cung cấp các báo cáo chi tiết về:

• Tổng số người đăng ký

• Số người đến thực tế

• Tỉ lệ tham dự

• Đơn vị có sự tham gia cao nhất

• Mức độ tương tác và phản hồi từ khảo sát

• 🔗 Gợi ý xem thêm: Tự động hóa báo cáo sự kiện trong iCham

Tính năng nổi bật của iCham trong theo dõi người tham gia sự kiện

Tích hợp với quản lý hội viên tổng thể

Không giống các công cụ tổ chức sự kiện rời rạc, iCham liên kết trực tiếp dữ liệu người tham gia sự kiện với hồ sơ hội viên. Điều này có nghĩa là:

• Bạn có thể xem lịch sử tham gia sự kiện của từng hội viên

• Dễ dàng phân nhóm hội viên theo hành vi (ví dụ: nhóm tham dự tích cực, nhóm thụ động…)

• Thiết lập ưu đãi hay chương trình riêng cho từng nhóm

iCham giúp gì cho Ban tổ chức?

🔗 Tìm hiểu thêm: Lợi ích quản lý hội viên với iCham CRM

Ai nên sử dụng iCham?

• Các hiệp hội doanh nghiệp

• Tổ chức phi lợi nhuận

• Các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

• Doanh nghiệp có mạng lưới khách hàng cần duy trì (CLB khách hàng, đối tác…)

Gợi ý áp dụng thực tế

Nếu bạn là tổ chức đang phải xử lý hàng trăm người đăng ký mỗi tháng cho các hội thảo, workshop, roadshow,... thì iCham sẽ giúp bạn:

• Cắt giảm 70% thời gian xử lý thủ công

• Quản lý lịch sử từng người tham gia

• Cá nhân hóa nội dung sự kiện theo nhu cầu của người dùng

Ngoài ra, nhờ lưu trữ tập trung trên nền tảng số, bạn dễ dàng chuyển giao công việc giữa các bộ phận hoặc khi thay đổi nhân sự.

Việc theo dõi người tham gia sự kiện không còn là một công việc thủ công mất thời gian. Với iCham – phần mềm quản lý hội viên, mọi quy trình trở nên tự động, chính xác và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết. Không chỉ hỗ trợ tổ chức sự kiện hiệu quả, iCham còn giúp doanh nghiệp và hiệp hội xây dựng cộng đồng hội viên gắn kết và bền vững.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tổng thể để quản lý hội viên và sự kiện, iCham chắc chắn là lựa chọn đáng đầu tư.

Đặt Hàng Ngay Hôm Nay!

Bạn đã sẵn sàng để nâng tầm kết nối chuyên nghiệp với phần mềm iCham? Hãy liên hệ ngay để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí!
Hotline: 081.656.0000
Email: [email protected]
Địa chỉ: Toà nhà Phoenix Building, 18 Thanh Bình, Mộ Lao, Hà Đông, Hà Nội.
iCham - Giải Pháp Kết Nối Hiện Đại, Chia Sẻ Dễ Dàng!